In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIOFACH-taken. PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, organisatorisch, (juridische zaken), financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.
Opbouw en ontwikkeling Wassenaarse organisatie
Vanaf de start van de Wassenaarse organisatie per 1 september 2021 is geïnvesteerd in vakkennis en de wijze hoe we met elkaar werken. Hierbij is gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners in de regio.
In 2023 blijft er ingezet worden op invullen van vacatures door vaste medewerkers. Goede arbeidsmarktcommunicatie speelt daarin een belangrijke rol. Om deze nieuwe medewerkers goed te laten starten, wordt gebruik gemaakt van de applicatie Appical. Daarmee zorgen we ervoor dat nieuwe medewerkers goed geïnformeerd zijn en zonder problemen aan de slag kunnen. In een aantal weken leren de medewerkers via de Appical-app Wassenaar (nog) beter kennen. Van wetenswaardigheden over het dorp tot nuttige informatie over de nieuwe organisatie. Daarbij staan verbinding, leren en plezier centraal.
Om alle medewerkers te helpen om te blijven leren en ontwikkelen wordt gebruik gemaakt van de Wassenaar Academie. Daar vinden medewerkers de tools om zich te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als op professioneel gebied.
De nieuwe organisatie werkt opgavegericht, waarbij de opgaven uit het 'College Uitvoerings Programma' (CUP) het uitgangspunt vormen voor de gemeentelijke werkagenda. Dit past bij de huidige en toekomstige samenleving en wat van een gemeente mag worden verwacht. Het is een leertraject voor organisatie, bestuur en de Wassenaarse gemeenschap.
Met al deze ontwikkelingen samen, zorgen we voor een professionele en toekomstbestendige organisatie waarin de opgaven van Wassenaar met enthousiasme en daadkracht worden opgepakt!
Nieuwe huisvesting
Begin 2023 wordt er beleid geïmplementeerd om het thuiswerken/hybride werken te ondersteunen. Hieraan zijn ook financiële middelen gekoppeld om thuiswerkplekken (deels) in te kunnen richten. Thuiswerken is één van de elementen die mede bepaalt hoe de toekomstige ambtelijke huisvesting van Wassenaar er uit komt te zien. Een juiste mix van verschillende soorten werkplekken is belangrijk en moet aansluiten bij de organisatievisie van Wassenaar en de behoeften van de medewerkers. Een analyse van de werkactiviteiten is vereist zodat de juiste keuze kan worden gemaakt bij de inrichting van taakgerichte werkplekken. In 2023 zal de gewenste huisvesting verder worden ontwikkeld. Hierbij zal raadhuis De Paauw als bestuurscentrum veel meer een prominente rol krijgen.
Openbaarheidsparagraaf
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken.
De Woo-contactpersoon is een nieuwe rol per 1 mei 2022. De Woo-contactpersoon beantwoordt op laagdrempelige wijze vragen over de bij de gemeente beschikbare informatie. De bij de eenheid Juridische Ondersteuning werkzame juristen zijn als Woo-contactpersonen aangewezen. In 2023 zal de invulling van de rol als contactpersoon worden geëvalueerd op basis van de ervaringen die zijn opgedaan in de tweede helft van 2022.
Veel meer dan de Wet openbaarheid van bestuur – de voorganger van de Woo – legt de Woo de nadruk op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo stelt de verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Deze verplichting zal niet voor alle categorieën tegelijk gaan gelden. Naar verwachting zullen in 2023 de eerste categorieën gepubliceerd moeten worden. Zonder exacte fasering is in een Kamerbrief gemeld dat onder andere convenanten en (de beslissingen op) Woo-verzoeken (voorheen Wob-verzoeken genaamd), als eerste ter hand zullen worden genomen in het implementatietraject. Als publicatiekanaal wordt daarbij het landelijke 'Platform Open Overheidsformatie' (kortweg PLOOI) voorgeschreven.
De actieve openbaarmakingsplicht vergt een aanpassing van de interne informatiehuishouding en de administratieve processen binnen de organisatie. In 2023 zullen wij zorgen dat wij voldoen aan de Woo door in ieder geval de op dat moment verplichte informatiecategorieën actief openbaar te maken.
Daartoe behoort dus ook de technische aansluiting op PLOOI. Het proces van actieve openbaarmaking zal op efficiënte, veilige en AVG-conforme wijze worden ingericht.
Gastheerschap
De colleges van Voorschoten en Wassenaar hebben besloten om de samenwerking tussen de gemeenten voort te zetten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Informatievoorziening & Automatisering (I&A) en Post & Archief (P&A). De taken op het gebied van MO zijn ondergebracht bij Voorschoten, de overig genoemde taken (I&A en P&A) zijn ondergebracht bij de gemeente Wassenaar.
Informatievoorziening & Automatisering (I&A)
In 2023 willen we de beschikbaarheid en vindbaarheid van gemeentelijke informatie verbeteren voor zowel externen als de eigen interne organisatie; ook in het kader van de Wet Openbare Overheid (WOO), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Omgevingswet. Het beschikbaar hebben van data en informatie is ook van belang om beleid en uitvoering te kunnen (bij)sturen. Data- en informatiemanagement krijgen daarom een steeds belangrijker plek in het functioneren van een gemeente.
Een meerjarige i-Visie is in 2022 ontwikkeld. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting, de projectenkalender en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst (DvO), die wij met Voorschoten hebben gesloten op het gebied van Data-en Informatiemanagement/ICT. De i-Visie is meer dan alleen een technologische aangelegenheid. Er wordt vanuit drie invalshoeken naar de informatievoorziening gekeken: de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisaties en de data- en technologische ontwikkelingen.
In 2023 wordt de implementatie van een beheerssysteem voor vastgoed (panden en gronden) voorzien voor beide gemeenten. Dit systeem moet ondersteunen bij het grip krijgen op verhuur, beheer en onderhoud en ondersteunen bij het project invoering kostendekkende en marktconforme huren.
Informatiebeveiliging & Privacy
De overheid werkt steeds meer digitaal, wat veel voordelen met zich meebrengt. Zo kunnen diensten grotendeels geautomatiseerd afgehandeld worden, gegevens sneller uitgewisseld worden, is de kwaliteit van gegevens sterk verbeterd en is de beschikbaarheid van informatie enorm.
Een betrouwbare overheid draagt zorg voor de veiligheid van zijn inwoners, zowel fysiek als digitaal. Daarvoor worden maatregelen genomen, wetten en regels opgesteld en wordt aandacht besteed aan bewustwordingscampagnes. In de fysieke leefomgeving zijn we daar aan gewend en bepalen de wetten en regels vaak onze norm. In de digitale omgeving is dat nog niet zo. Toch is het, vanuit het oogpunt van een betrouwbare overheid, belangrijk om ook te zorgen voor een veilige en betrouwbare digitale omgeving.
Om die reden gelden er op Europees en landelijk niveau wetten en regels waar aan voldaan moet worden uit het oogpunt van informatieveiligheid en privacy. De gemeente Wassenaar voert die wetten uit en waar nodig zijn ze vertaald in specifiek beleid. Vanaf 2020 geldt er een nieuw normenkader voor informatiebeveiliging, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voor persoonlijke gegevensbescherming is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het wettelijk geldende kader.
De belangrijkste doelstellingen die tot 2026 staan gepland, betreffen:
- Verder invulling geven aan het vastgestelde strategische informatieveiligheidsbeleid 2020-2024.
- Verhogen bewustwording van (nieuwe) medewerkers zodat zij risico’s kunnen herkennen en voorkomen.
- Uitvoering geven aan de verplichte en/of relevante onderwerpen afkomstig van de Agenda Digitale Veiligheid van de VNG.
- Vereenvoudigen en jaarlijks doorlopen van het ENSIA-proces (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).
- Optimaliseren en inbedden van het Information Security Management System (ISMS) in de gehele organisatie.
- Aanbesteden en implementeren van een SIEM/SOC (Security incident management/Security operations center) dienstverlening.
- Op meerdere fronten binnen de organisatie 'privacy by design and default' inregelen.
- Uitvoeren van impactanalyses op de meest risicovolle data verwerkende processen of nieuwe data verwerkingen met een hoog privacy risico.
- Meer grip en inzicht krijgen op het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomsten.
- Structureel voldoen aan de privacy wet- en regelgeving en normen die op dit gebied voor de organisatie gelden.
Misbruik en Oneigenlijk gebruik – beleid / fraudemaatregelen
Ter voorkoming van fraude wordt elke factuur binnen Wassenaar door minimaal twee medewerkers beoordeeld (4 - ogen principe). Ook zijn er bij financieel omvangrijke processen altijd meerdere medewerkers betrokken en wordt er collegiaal getoetst. Denk hierbij aan het inkoop- en aanbestedingsproces of aan het vaststellen van leges bij (grotere) bouwprocessen.
Rechtmatigheidsverklaring
Vanaf het controlejaar 2023 zal niet langer de accountant maar het college van burgemeester en wethouders verantwoording afleggen over rechtmatigheid. Deze verantwoording zal steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC). De VIC toetst of de maatregelen van interne controle in de financiële processen goed werken en wordt gebruikt om de kwaliteit van deze processen te verbeteren. Het opstellen en uitvoeren van de VIC wordt vanaf 2020 door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. De controlerend accountant maakt voor haar controle gebruik van de VIC-werkzaamheden en de bevindingen die daaruit volgen.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen
tussen de gemeenteraad en het college over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de
kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.